Phần mềm quản lý đơn hàng

5 Phần Mềm Quản Lý Đơn Hàng Miễn Phí Hàng Đầu

Trong thời đại công nghệ số như hiện nay, việc sử dụng các phần mềm quản lý đơn hàng là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên để sở hữu được một phần mềm quản lý đơn đặt hàng vừa độc quyền, vừa đảm bảo được những yêu cầu thiết thực của mỗi doanh nghiệp thì lại không hề rẻ. Do đó mà nhiều doanh nghiệp nhỏ và lẻ thường ưu tiên sử dụng những phần mềm có sẵn và miễn phí. Nhưng đối với những doanh nghiệp lớn, hoặc đối với các đơn vị có nhu cầu cao hơn thì việc thiết kế một phần mềm lại là một giải pháp tối ưu nhất. Hãy cùng BMD Solutions tham khảo bài viết dưới đây để hiểu hơn về vấn đề này.

Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng là công việc của nhân viên quản lý đơn hàng. Công việc cụ thể của người quản lý đơn hàng là theo dõi thông tin của đơn hàng trong các khâu, từ xuất nhập, tồn đọng, thậm chí khi đơn hàng được đưa tới tay khách hàng.. Điều này giúp đảm bảo được chất lượng và dịch vụ xuyên suốt một vòng đời của đơn hàng. Tức từ lúc hàng hóa được sinh ra cho tới khi khách hàng nhận được sản phẩm cuối cùng. Công việc này có thể quản lý đơn hàng online hoặc offline

Tại sao cần phải quản lý đơn hàng?

Quản lý đơn hàng là công việc hết sức quan trọng, bởi lẽ chỉ cần sơ suất một chút trong các khâu của một đơn hàng thôi sẽ dẫn đến những tổn thất nhất định của toàn trình một đơn. Chẳng hạn như việc bạn quên nhập mã đơn vào hệ thống quản lý đơn hàng, dĩ nhiên đơn đó sẽ không được thao tác nhập xuất, có khi dẫn tới hàng tồn hết hạn sử dụng, ảnh hưởng trực tiếp tới việc kinh doanh.

Tại sao cần phải quản lý đơn hàng

Bên cạnh đó nếu bạn quản lý đơn hàng không thực hiện tốt công việc của mình thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng đơn hàng, tiếp đến sẽ làm đứt quãng quá trình giao nhận. Và đương nhiên điều này chứng tỏ rằng dịch vụ của doanh nghiệp bạn còn kém. Hơn nữa nếu tình trạng này cứ kéo dài sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới việc kinh doanh của công ty. Nặng hơn là phải ngừng hoạt động kinh doanh.

Nếu như trước đây công việc này được làm trên sách vở, thì hiện nay mọi thứ đã được tích hợp trọn gói trên các phần mềm quản lý đơn hàng.

Quy trình quản lý đơn hàng

Khách hàng của bạn có thể đặt hàng mọi lúc, mọi nơi, vì vậy hãy đảm bảo rằng hệ thống quản lý đơn hàng của bạn hoàn toàn tự động có thể tránh được sự chậm trễ trong việc thực hiện và đảm bảo nhận được thanh toán. Giữ thanh toán và theo dõi của bạn trong cùng một hệ thống sẽ giúp kiểm tra và xác minh.

Quy trình quản lý đơn hàng

1. Nhận đơn đặt hàng

Khách hàng đặt hàng qua trang web của bạn và nhận được xác nhận rằng đơn hàng đã được nhận. Hệ thống quản lý đơn hàng của bạn nên có một biểu mẫu để khách hàng điền vào. Nếu hoàn thành chính xác, đơn đặt hàng và thanh toán có thể được nhập tự động vào hệ thống của bạn. Một số công ty cũng cung cấp dịch vụ đặt hàng qua điện thoại, đối với những khách hàng không muốn nhập thông tin chi tiết của họ trực tuyến.

  • Xác nhận đơn hàng
    Bạn có thể muốn đầu tư vào dịch vụ SMS hoặc thiết kế app quản lý bán hàng có tính năng thông báo để cung cấp cho khách hàng của mình thông tin cập nhật bằng văn bản về ngày giao hàng, số theo dõi đơn hàng và thời gian đến dự kiến, cộng với phương thức vận chuyển mà bạn sử dụng, vì vậy họ có thể xem cho các đơn hàng.
  • Quản lý những đơn hàng đặc biệt
    Làm thế nào để bạn giao tiếp khi bạn có một đơn đặt hàng đặc biệt? Chúng có thể bao gồm các yêu cầu đặc biệt hoặc đơn đặt hàng được gắn cờ là phục hồi dịch vụ – những đơn đặt hàng cần được chú ý cẩn thận. Hoặc, một đơn đặt hàng có thể là một đơn hàng trả lại để thay thế và bạn sẽ muốn kiểm tra lại xem mặt hàng thay thế có hoạt động tốt hay không.
    Nếu bạn có chương trình VIP hoặc các ưu đãi dành cho khách hàng thân thiết, chẳng hạn như quà thưởng, khi khách hàng đạt được một mốc chi tiêu, bạn có thể muốn có một mã nhất định để gắn cờ đơn hàng để không bỏ lỡ bao gồm cả quà cảm ơn. Ví dụ, các lý do khác có thể bao gồm các đơn đặt hàng được gói quà. Sử dụng mã đặc biệt để làm nổi bật khách hàng lặp lại hoặc đơn đặt hàng đặc biệt lớn có thể giúp tạo ra trải nghiệm khách hàng tuyệt vời và xây dựng lòng trung thành.

2. Xử lý thanh toán

Khi phương thức thanh toán của họ đã hoàn tất, khách hàng của bạn sẽ nhận được một email tự động chứa thông báo đã nhận được đơn đặt hàng với ngày đến dự kiến. Đầu tư vào xử lý thanh toán an toàn và đảm bảo rằng chứng chỉ bảo mật được hiển thị rõ ràng trên trang thanh toán của bạn để dữ liệu của khách hàng được an toàn. Giữ thông tin thanh toán và theo dõi của bạn trong một hệ thống đảm bảo rằng bạn không hoàn thành một đơn hàng chưa thanh toán.

  • Tùy chọn thanh toán để tăng doanh số bán hàng
    Cung cấp nhiều tùy chọn thanh toán hơn chỉ đơn giản là Visa hoặc MasterCard sẽ tăng doanh thu cho cửa hàng thương mại điện tử của bạn. Nhiều khách hàng của bạn có thể mua sắm từ điện thoại của họ, vì vậy việc tối ưu hóa hệ thống xử lý thanh toán an toàn cho điện thoại, laptop, máy tính bảng,… là điều rất cần thiết.
    Ngoài ra, nhiều người cảm thấy thoải mái hơn khi sử dụng các dịch vụ như PayPal, MoMo hoặc VNPAY,… để bảo mật. Việc kết hợp nhiều tùy chọn thanh toán vào cửa hàng của bạn giúp mọi người mua hàng của bạn dễ dàng hơn.
  • Update khoảng không quảng cáo
    Khi bạn đã đối chiếu khoản thanh toán cho mỗi đơn đặt hàng, mặt hàng sẽ được tự động trừ khỏi khoảng không quảng cáo có sẵn của bạn. Nếu bạn đang bán trên nhiều kênh, điều đặc biệt quan trọng là phải cập nhật đơn đặt hàng theo thời gian thực để tránh bị rối khi bán quá nhiều.
    Việc tự động hóa toàn bộ quy trình đặt hàng trong một nền tảng giúp việc này trở nên dễ dàng hơn, vì bạn sẽ không hoàn thành đơn hàng mà không có thanh toán và lượng hàng có sẵn của bạn sẽ được hiển thị với độ chính xác cao hơn.

3. Thực hiện đơn hàng

Theo dõi nhiều đợt bán hàng và cập nhật các đơn hàng đã hoàn thành đảm bảo rằng bạn cũng tránh được sai sót. Việc thực hiện đơn đặt hàng bằng phần mềm quản lý đơn hàng cho phép bạn xem đơn hàng nào đã được thực hiện một phần, đơn hàng nào đã được lập hóa đơn, đơn hàng nào được đóng gói, đơn hàng nào đã hoàn thành và đơn hàng nào đã được thanh toán. Bạn cũng có tùy chọn để xem đơn đặt hàng nào là một phần thông qua mỗi quy trình.

  • Xử lý quá trình lấy hàng
    Chỉ định SKU cho từng mặt hàng giúp bạn theo dõi khoảng không quảng cáo của mình. Nếu bạn đang bán nhiều thương hiệu, chẳng hạn như áo phông xám hoặc tất màu tím, thì SKU của mỗi thương hiệu có thể là cách duy nhất để phân biệt các sản phẩm. Nhiều khả năng xảy ra lỗi khi chọn hàng nếu bạn không có mã vạch quét được để xác định đúng sản phẩm hoặc nếu bạn chưa phân biệt từng mặt hàng trong hệ thống quản lý đơn đặt hàng và hệ thống kiểm kê của mình.
  • Quy trình đóng gói – kiểm tra lại độ chính xác
    Giai đoạn đóng gói là bước xác minh cuối cùng rằng đơn hàng đã hoàn thành và chính xác. Thực hiện xác minh nhiều bước đối với SKU và mã vạch, từ quy trình chọn hàng đến quy trình đóng gói, giúp giảm thiểu sai sót và là một phần quan trọng của chu trình quản lý đơn hàng tốt.
    Có mã vạch ở bên ngoài hộp cho phép bạn cập nhật trong phần mềm của mình những mặt hàng đã được vận chuyển, vì vậy bạn có thể theo dõi mặt hàng trên đường đến tay khách hàng. Với tính năng giám sát vận chuyển, việc xác định gói hàng của bạn được chuyển đi đúng giờ sẽ dễ dàng hơn.
  • Trải nghiệm sau bán hàng
    Chu trình quản lý đơn đặt hàng không hoàn tất cho đến khi bạn theo dõi khách hàng của mình. Khi hệ thống theo dõi của bạn xác định rằng đơn đặt hàng đã được giao, hãy gửi email để kiểm tra tính chính xác và mức độ hài lòng với đơn đặt hàng. Bước bổ sung này thể hiện cam kết của bạn đối với trải nghiệm khách hàng chất lượng và giúp hướng dẫn khách hàng quay trở lại kênh bán hàng. Nó cũng cung cấp cho khách hàng của bạn các phương pháp liên lạc tốt nếu có bất kỳ điều gì sai trái với đơn đặt hàng.

5 Phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí

Phần mềm Nhanh.vn

Giống với cái tên Nhanh, đây là phần mềm quản lý đơn đặt hàng miễn phí, cung cấp đầy đủ các tính năng bán hàng:

  • Quản lý hàng hóa
  • Quản lý hóa đơn
  • Quản lý nhân viên
  • Tích điểm

Ngoài ra, phần mềm này còn hỗ trợ người dùng có thể làm báo cáo nhanh, thống kê lại hàng hóa một cách chi tiết cho những cuộc họp, báo cáo. Một điểm đặc biệt của Nhanh đó chính là phần mềm còn cung cấp công cụ marketing, phục vụ nhu cầu kinh doanh quảng bá sản phẩm, dịch vụ của các doanh nghiệp.

Phần mềm maybanhang.net

Cùng với sự xuất hiện của hàng loạt các phần mềm khác nhau trên thị trường thương mại, maybanhang.net ngày càng khẳng định chỗ đứng của mình.

Phần mềm tích hợp đa tính năng như:

  • Cho phép in hóa đơn
  • Quản lý hàng hóa: xuất, nhập và cả tồn
  • Quản lý danh sách các cửa hàng, nhà cung cấp
  • Quản lý thu chi, báo cáo doanh số
  • Quản lý đơn đặt hàng

Phần mềm hoạt động thông qua công nghệ điện toán đám mây hiện đại. Các dữ liệu được lưu trữ trực tuyến nhưng cũng đảm bảo được độ an toàn cực cao.

Phần mềm Sapo

Sapo.vn là phần mềm đa kênh, mang nhiều chức năng khác nhau. Dù xuất hiện khá muộn so với các phần mềm khác nhưng Sapo hiện đang rất được lòng người dùng.

Sapo được biết như là phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí cả online và offline. Phần mềm này cung cấp cho người dùng phương thức thanh toán đa dạng. Ngoài ra nó còn hỗ trợ công tác quản lý đơn hàng hiệu quả với mọi thời điểm khác nhau. Đặc biệt phần mềm còn liên kết với nhiều đơn vị vận chuyển khác nhau.

Phần mềm KiotViet

Không còn quá xa lạ với thị trường kinh doanh, KiotViet luôn dẫn đầu các bảng xếp hạng các phần mềm quản lý bán hàng được yêu thích nhất. Phần mềm này có cả phiên bản trả phí và miễn phí.

Điểm ưu việt của phần mềm KiotViet đó là nó có thể quản lý đơn hàng trên mọi nền tảng. Giúp doanh nghiệp có thể theo dõi đơn hàng của mình mọi lúc mọi nơi. Thậm chí là khi không có Internet, KiotViet vẫn hoàn thành trọn vai trò quản lý đơn hàng của mình.

Do đó, nếu bạn đang tìm một phần mềm để hỗ trợ cho doanh nghiệp của mình thì KiotViet là một lựa chọn không hề tồi.

Phần mềm Loyverse POS

Đày là một phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí được sử dụng rộng rãi trên khắp thế giới. Loyverse POS mang đến nhiều công cụ hỗ trợ tuyệt vời dành cho người sử dụng.

Loyverse POS đảm nhận quản lý nhiều công việc, phân đoạn khác nhau như:

  • Thanh toán
  • Phân tích doanh số
  • Kiểm kê hàng tồn
  • Phát hành hóa đơn được in
  • Áp dụng chiết khấu và hoàn tiền
  • Kết nối ứng dụng hiển thị khách hàng của Loyverse POS
  • Kết nối với máy in, các thiết bị quét mã

Đọc thêm:

Phần mềm quản lý kho miễn phí

Hạn chế khi sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí

Đối với những phần mềm miễn phí dù có rất nhiều ưu điểm vượt trội nhưng nó vẫn tiềm ẩn nhiều hạn chế mà mỗi người dùng đều cần phải chú ý:

  • Đầu tiên phải kể đến là khả năng bảo mật, độ an toàn thông tin kém: Vì là phần mềm chạy trên nền tảng internet nên thông tin các đơn hàng trên hệ thống quản lý đơn hàng online sẽ dễ bị hack, lan ra ngoài. Vấn đề này nếu nặng có thể gây tổn thất rất nhiều về chi phí kinh doanh. Bên cạnh đó danh sách về các đối tác, hay khách hàng mục tiêu cũng có khả năng bị rò rỉ dẫn đến việc đối thủ nắm thóp, hiệu quả của kinh doanh bị ảnh hưởng.
  • Phần mềm miễn phí thường bị hạn chế với các doanh nghiệp lớn: Điều này rất dễ hiểu, những phần mềm miễn phí có thế sẽ bị hạn chế một số tính năng, và doanh nghiệp của bạn không thể chỉnh sửa giao diện hoặc phát triển thêm các tính năng theo mong muốn. Điều này bất cập cho định hướng dài hạn cho doanh nghiệp bạn.
  • Các phần mềm miễn phí có thể áp đặt các giới hạn về số lượng đơn đặt hàng, sản phẩm, lô hàng và tích hợp có sẵn. Điều đó đặt ra những vấn đề lớn nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp có nhiều sản phẩm.

Lợi ích khi thiết kế phần mềm quản lý đơn hàng

Công việc quản lý đơn hàng thật sự không hề dễ, khi số lượng đơn hàng của doanh nghiệp bạn còn ít thì việc quản lý có thể dễ. Tuy nhiên khi số lượng đơn hàng của bạn ngày một nhiều, nhất là vào các khoảng thời gian cao điểm như khuyến mãi, lễ tết,…thì đây lại là một vấn đề hoàn toàn khác.

Hiểu được tâm tư của các doanh nghiệp, nhiều đơn vị chuyên thiết kế app đã sáng tạo ra các phần mềm quản lý đơn đặt hàng. Đây đều là những tiện ích đem lại lợi nhuận kinh doanh trong thời đại công nghệ số.

Lợi ích khí thiết kế phần mềm quản lý đơn hàng

6 Lợi ích của hệ thống quản lý đơn hàng:

  • Cải thiện kiểm soát hàng tồn kho: Với phần mềm quản lý đơn hàng doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm tra được số lượng hàng tồn, hàng không còn chất lượng sử dụng để kịp thời xử trí, tránh việc ứ đọng lâu ngày.
  • Giảm chi phí thông qua độ chính xác của đơn hàng: Dùng app sẽ giảm các chi phí không cần thiết liên quan như hóa đơn, giấy tờ,…Hơn nữa việc quản lý đơn hàng thông qua phần mềm sẽ giúp người dùng tránh việc thất thoát hàng hóa, giảm tối đa chi phí về vấn đề này.
  • Theo dõi được trạng thái đơn hàng đúng theo từng thời điểm: Với thông tin cập nhật trong tầm tay, bạn có thể giải quyết mọi vấn đề phát sinh nhanh chóng – trước khi chúng ảnh hưởng đến dịch vụ khách hàng hoặc làm gián đoạn chu kỳ bán hàng. Chủ động trước mọi vấn đề về dịch vụ khách hàng hoặc sự chậm trễ của sản phẩm sẽ giúp bạn phát triển doanh nghiệp của mình.
  • Phân tích dữ liệu dễ dàng hơn: Phần mềm sẽ hỗ trợ bạn thống kê lại đơn hàng theo từng trạng thái và có số liệu được lưu lại trên hệ thống. Từ đó giúp người dùng phân tích được dữ liệu đơn hàng, tổng kết được hiệu suất kinh doanh.
  • Tăng trưởng kinh doanh được cải thiện: Việc tự động hóa hệ thống tính tiền theo đơn đặt hàng dẫn đến việc tiêu chuẩn hóa quy trình đặt hàng trên nhiều kênh bán hàng khác nhau. Bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để thu thập và phân tích dữ liệu khách hàng, giúp bạn điều chỉnh cửa hàng trực tuyến của mình để lựa chọn và phát triển mối quan hệ khách hàng lớn hơn. Bạn sẽ có thể dự báo doanh số bán hàng chính xác hơn.
  • Sử dụng app trên các ứng dụng điện tử như máy tính, điện thoại, macbook. Hơn nữa các phần mềm này bạn hoàn toàn có thể sử dụng trên nền tảng hệ thống Android, IOS,…Và điều quan trọng là bạn có thể chỉnh sửa hoặc thêm những tính năng theo mong muốn.

Tại sao nên chọn thiết kế phần mềm quản lý đơn hàng tại BMD Solutions

BMD Solutions hiện đang là một trong những công ty phát triển phần mềm hàng đầu tại Việt Nam. Với phương châm lấy lợi ích của khách hàng làm tiên phong, BMD đã và đang nỗ lực hết mình để cung cấp các dịch vụ về thiết kế app chuyên nghiệp nhất tới tay các doanh nghiệp.

Thiết kế phần mềm theo yêu cầu

BMD chúng tôi luôn cập nhật và tìm hiểu những kiến thức mới để bắt kịp xu hướng và công nghệ tiên tiến. Với phần mềm quản lý đơn hàng mà chúng tôi tạo ra:

  • Trí tuệ nhân tạo (AI): AI đang tạo ra một chuỗi cung ứng kỹ thuật số hiệu quả hơn bằng cách sử dụng khả năng lập mô hình mô phỏng và phân tích dự đoán để phát hiện xu hướng với lượng lớn dữ liệu. Tác động của công nghệ này đe dọa đến những thay đổi và sự sẵn có của các công việc theo quy trình quản lý đặt hàng truyền thống trong chuỗi cung ứng vật chất. Một hệ thống quản lý đơn hàng sử dụng các thuật toán học máy để chạy mô phỏng chuỗi cung ứng giúp giải phóng mọi người cải thiện các hoạt động hàng ngày liên quan đến việc thực hiện đơn hàng.
  • Internet of Things (IoT): Các kho hàng và nhà máy được kết nối không dây được trang bị thiết bị di động, như thẻ nhận dạng tần số vô tuyến (RFID) và cảm biến tự động, cung cấp các giải pháp quản lý đơn hàng độc đáo, đồng thời giảm thiểu các thay đổi về cơ sở hạ tầng hoặc yêu cầu về không gian. Các thiết bị được kết nối IoT có thể thu thập một lượng lớn dữ liệu trong thời gian thực và cộng tác với cơ sở dữ liệu do AI điều khiển để phản ứng với tốc độ và nhu cầu của nền kinh tế kỹ thuật số.
  • Big Data: Các thiết bị được kết nối IoT và các hệ thống hỗ trợ bởi AI tạo ra số lượng lớn dữ liệu chuỗi cung ứng. Công nghệ hệ thống quản lý đơn hàng cần phải có khả năng tổ chức (và làm cho dữ liệu liên quan đến quản lý đơn hàng dễ hiểu), vì vậy nhiều người dùng trên các khu vực địa lý khác nhau có thể kinh doanh. Xu hướng dữ liệu lớn cũng tạo ra nhu cầu về các ứng dụng AI cho phép người dùng phân tích và tận dụng dữ liệu quy trình quản lý đặt hàng và chuỗi cung ứng cụ thể.

Hơn nữa BMD luôn chú trọng các tiêu chuẩn siêu việt trong xuyên suốt quá trình thiết kế và sau thiết kế dự án. Chẳng hạn như:

  • Về nhân sự: BMD có đội ngũ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp ở tất cả các khâu, từ tư vấn cho đến thiết kế và hỗ trợ bảo hành sau thiết kế dự án. Nhân viên của BMD nhiệt tình, tận tâm sẵn sàng hỗ trợ giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng 24/7.
  • Về kinh nghiệm: BMD luôn đảm bảo được chất lượng dự án vì đội ngũ đều có nhiều năm kinh nghiệm về chuyên ngành thiết kế App.
  • Tiến trình làm việc: BMD Solutions cam kết đảm bảo tiến trình các dự án với các đối tác. Chúng tôi luôn có những bản thảo về lộ trình dự án để khách hàng có thể dễ dàng theo dõi.
  • Sản phẩm đạt chất lượng, bảo mật cao: Công ty luôn đặt ưu tiên về độ an toàn thông tin, dữ liệu khách hàng lên hàng đầu. Đồng thời sản phẩm đưa tới tay các doanh nghiệp luôn là sản phẩm đáng tin cậy nhất. Với tiến trình làm việc chặt chẽ đảm bảo được chất lượng sản phẩm cuối cùng cả tốc độ, bảo mật và độ an toàn.

Đồng thời tùy từng yêu cầu của doanh nghiệp mà BMD cũng sẽ đưa ra các bản thiết kế với giao diện và tính năng chính xác, hợp lý. Đặc biệt khi lựa chọn BMD Solutions để thiết kế phần mềm quản lý đơn hàng, chúng tôi cam kết bạn sẽ nhận được mức giá phù hợp và cạnh tranh nhất thị trường theo năm.