Quản lý đơn hàng bằng excel

Ưu nhược điểm khi quản lý đơn hàng bằng Excel

Quản lý đơn hàng là một phần trong quy trình quản lý bán hàng của doanh nghiệp. Vì thể, để kinh doanh hiệu quả, nhà bán hàng cũng cần quan tâm đến những vấn đề có liên quan đến đơn đặt hàng của mình bao gồm: lên đơn, theo dõi tình trạng đơn hàng, thống kê báo cáo tài chính,…Hầu hết nhà bán hàng ở giai đoạn đầu đều sử dụng file excel quản lý đơn đặt hàng vì nó khá thuận tiện và hoàn toàn miễn phí. Để hiểu rõ hơn, hãy cùng tìm hiểu bài viết chia sẻ thông tin về file quản lý đơn hàng bằng Excel mới nhất ngay sau đây.

Mẫu file Excel quản lý đơn hàng

Mỗi nhà bán hàng sẽ có cách thức xây dựng file quản lý đơn hàng trên Excel khác nhau tùy thuộc và nhu cầu, sản phẩm và đặc điểm riêng của đơn vị mình. Tuy nhiên, về cơ bản thì những mẫu File đều có những thông tin chính cơ bản giống nhau.

File quản lý đơn hàng bằng Excel
Mẫu file Excel quản lý đơn hàng

Bạn mới bắt đầu kinh doanh nhưng chưa biết phải lập file Excel quản lý đơn hàng thế nào để đạt hiệu quả? Vậy thì hãy cùng tham khảo ngay một số mẫu sau:

  • Đối với những file nhằm quản lý đơn hàng phát sinh cần có một số nội dung sau: thông tin thời gian, thông tin  khách hàng , thông tin hàng hóa (loại hàng, số lượng, đơn giá), trạng thái đơn hàng,….
  • Trong khi đó, File quản lý về quản lý giao hàng cần có: Thông tin về sản phẩm (tên, mã sản phẩm, đơn vị tính, trạng thái đơn, người vận chuyển, thời gian giao, thông tin khách hàng,….

Ngoài ra, một file Excel khác cũng có liên quan đến công tác quản lý vận tải đó chính là báo cáo đơn hàng với các nội dung chính gồm: thông tin thời gian, doanh số, trạng thái đơn hàng, số đơn đặt hàng, doanh thu, người vận chuyển,….

Nguyên tắc quản lý đơn hàng bằng Excel

Việc quản lý đơn hàng bằng Excel không chỉ miễn phí, cách thức đơn giản mà còn mang lại nhiều tác động tích cực cho hoạt động kinh doanh của bạn. Để sử dụng file excel quản lý đơn đặt hàng hiệu quả, hãy chú ý thực hiện những nguyên tắc cơ bản sau:

Nhập tên khách hàng “Một lần duy nhất”

Vì bạn có thể liên kết các file excel và để hạn chế việc trùng lặp đơn hàng, tốt nhất bạn chỉ nên nhập tên khách hàng một lần duy nhất. Việc này giúp bạn kiểm tra thông tin và điều chỉnh sai sót dễ dàng hơn.

Quản lý khách hàng trong file quản lý đơn hàng bằng excel
Thông tin về quản lý khách hàng

Mã hóa thông tin

Để việc quản lý đơn hàng hiệu quả, bạn hãy mã hóa tất cả thông tin về sản phẩm, khách hàng và đơn hàng. Điều này không chỉ giúp bảng Excel hiển thị thông tin đơn giản, thoáng dễ nhìn hơn mà còn giúp bạn tìm kiếm và theo dõi dễ hơn.

Cập nhật thường xuyên

Khi sử dụng phương án quản lý đơn hàng bằng excel, tốt nhất bạn nên xây dựng một File riêng để thống kê về số lượng hàng hóa. Đặc biệt, hãy thường xuyên cập nhập số lượng hàng mới để có thể liên kết để đồng bộ thông tin giúp việc đặt hàng nhanh hơn.

Ví dụ nếu như hàng đã hết mà bạn không cập nhật thường xuyên dẫn đến tình trạng có thể lên đơn nhưng đến khi đóng hàng mới phát hiện không còn. Như vậy không chỉ khó khăn trong quản lý bán hàng mà còn làm mất uy tín của nhà bán hàng đối với khách hàng.

Ưu điểm và hạn chế khi quản lý đơn hàng bằng Excel

Quản lý đơn hàng thông qua  Excel là một phương án tuyệt vời mang đến rất nhiều lợi ích cho nhà bán hàng. Nó không chỉ giúp tiết kiệm ngân sách mà còn góp phần tìm kiếm và theo dõi thông tin dễ dàng hơn.

Với việc sử dụng những hàm tính toán tự động, file excel cho phép bạn nhập thông tin nhanh hơn so với những phương pháp truyền thống khác. Đồng thời, những hàm này cũng hỗ trợ việc trích xuất thông tin trong các báo cáo dễ dàng hơn.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng hàm để liên kết các file Excel để thực hiện tìm kiếm, nhập thông tin và các nhu cầu khác một cách dễ dàng.

Sheet quản lý xuất nhập file quản lý đơn hàng
Quản lý hàng nhập, tồn kho trong file Excel

Tuy nhiên, bởi vì là giải pháp miễn phí nên file quản lý đơn hàng thường khó có thể tích hợp đa chức năng và liên kết với các hoạt động bán hàng khác như: vận tải, nhập hàng,… Chính vì thế, nó chỉ là giải pháp tối ưu cho cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ hoặc những doanh nghiệp nhỏ khi mới bắt đầu. Một số điểm hạn chế của việc sử dụng file excel để quản lý đơn hàng là:

  • Không thể giải quyết số lượng thông tin lớn
  • Yêu cầu những hàm cần được thực hiện chính xác tuyệt đối
  • Khó bảo mật thông tin, dễ bị virus xâm nhập
  • Nếu máy tính gặp sự cố không thể khôi phục dữ liệu
  • Chỉ có thể sử dụng nhanh chóng và hiệu quả trên máy tính bàn hoặc laptop.

Giải pháp tuyệt vời trong quản lý đơn hàng

Thực tế, việc quản lý đơn hàng bằng excel mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp bán hàng nhất là trong giai đoạn ban đầu với nguồn vốn hạn chế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển mạnh với số lượng đơn hàng lớn thì việc đầu tư thêm chi phí để sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng chuyên nghiệp mới là giải pháp tối ưu.

Quản lý đơn hàng bằng phần mềm
Quản lý đơn hàng bằng phần mềm

Những phần mềm này được thiết kế với nhiều thuật toán đặc biệt cung cấp nhiều chức năng hỗ trợ việc quản lý đơn hàng hiệu quả hơn. Đồng thời, phần mềm này thường được tích chung trong quản lý bán hàng giúp đồng bộ hóa thông tin và cho phép bạn kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh chỉ với một phần mềm.

Hơn thế, bạn hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng bằng excel trên nhiều thiết bị như laptop, máy tính PC hoặc điện thoại di động. Nhờ vậy giúp việc lên đơn và kiểm soát đơn hàng thuận tiện hơn hẳn.

Có thể thấy sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng bằng excel là phương án miễn phí được rất nhiều nhà bán hàng áp dụng khi mới bắt đầu kinh doanh. Tuy nhiên, khi mô hình được mở rộng và số lượng đơn hàng tăng cao thì nhà bán hàng cần một giải pháp tối ưu khác, đó chính là ứng dụng phần mềm quản lý đơn hàng chuyên nghiệp.

Những phần mềm này hỗ trợ đồng bộ hóa thông tin giúp nhà bán hàng có thể quản lý số lượng lớn đơn hàng vô cùng đơn giản và hạn chế tối đa những sai sót.

Liên hệ ngay với chúng tôi nếu có nhu cầu gia công phần mềm cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cam kết giúp bạn tạo ra một phần mềm tuyệt vời, đảm bảo độ bảo mật cao và sẽ được hỗ trợ khắc phục sự cố 24/7.