Quản lý vận tải bằng excel

Nhược điểm khi quản lý vận tải bằng Excel và giải pháp tốt nhất

Đối với những cá nhân bắt đầu kinh doanh hoặc một số doanh nghiệp nhỏ, quản lý vận tải bằng excel vấn là một phương án tốt giúp tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, cách thức này cũng tồn tại nhiều điểm hạn chế gây khó khăn đặc biệt là với những công ty lớn hoặc doanh nghiệp đa ngành.

Vậy nhược điểm của việc sử dụng file excel quản lý vận tải là gì và đâu là giải pháp tối ưu nhất để khắc phục vấn đề này. Hãy cùng khám phá câu trả lời ngay trong bài viết này.

Điểm mạnh điểm yếu của việc quản lý vận tải bằng Excel

Hình thức quản lý vận tải hoặc lên đơn bằng Excel đã quá quen thuộc với các nhà bán hàng. Đây là một hình thức giúp hỗ trợ công tác vận chuyển hiệu quả với khả năng tiết kiệm chi phí tốt nhất.

File quản lý vận tải bằng excel
File Excel quản lý vận tải

Vê ưu điểm, file excel quản lý vận tải thường là những file riêng giúp dễ dàng tìm kiếm và theo dõi dễ dàng. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể cập nhật nhanh những thông tin liên quan đến vận tải một cách dễ dàng. Và đặc biệt, chúng miễn phí nên bạn có thể tiết kiệm ngân sách.

Tuy nhiên, việc quản lý vận tải bằng excel cũng có một số điểm yếu khiến những doanh nghiệp vận tải lớn buộc phải lựa chọn giải pháp thay thế khá. Một số mặt hạn chế của phương án này là:

  • Không linh hoạt: thường những file Excel này chỉ có thể hỗ trợ giải quyết nhanh trên laptop hoặc máy tính PC.
  • Chức năng hỗ trợ hạn chế
  • Khó khăn trong đồng bộ thông tin với các hoạt động quản lý bán hàng khác.
  • Không còn phù hợp với xu thế chuyển đổi số như hiện nay
  • Dễ sai sót với lượng thông tin và dữ liệu lớn
  • Khó quản lý, kiểm duyệt và khả năng bảo mật thấp
  • Không hỗ trợ công tác thống kê và hoạch định.

Bí quyết quản lý vận tải bằng Excel

Để quản lý vận tải bằng những File Excel hiệu quả, điều quan trọng nhất bạn cần phải xây dựng trước những nội dung cơ bản và xác định những công thức tính toán cần thiết.

Thông tin trong file quản lý vận tải bằng excel
Các thông tin trong file excel quản lý vận tải

Bên cạnh đó, người thực hiện phải thực sự am hiểu về Excel và đặc biệt là những hàm tính toán tự động. Như vậy mới có thể áp dụng hiệu quả được.

Đồng thời vì file excel quản lý vận tải của mỗi doanh nghiệp sẽ có nhiều đặc điểm riêng nên trong trường hợp đào tạo những nhân viên mới doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Hãy dành thời gian phân tích và chỉ rõ những nội dung và những công thức tính toán của công ty mình nhằm giúp nhân viên hiểu rõ thì mới có thể hỗ trợ quản lý vận tải hiệu quả.

Mẫu file Excel quản lý vận tải

Excel là một phần mềm tự động mang đến nhiều lợi ích cho người dùng thông qua nhiều hàm hàm tính toán tự động. Một mẫu file Excel quản lý vận tải theo quy chuẩn cần có những thông tin cơ bản như:

Đối với  File tính lương cho nhân viên vận chuyển sẽ gồm những nội dung là: thông tin về nhân viên, số lượng đơn hàng, thời gian di chuyển, lương cứng, phần trăm hoa hồng, khoản tạm ứng, tổng lương thực lĩnh…..

Với File quản lý chi phí cần phải chỉ ra rõ những khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động vận tải như: thông tin về thời gian, Tên loại chi phí, số tiền, mức chiết khấu (nếu có),…

Mẫu file excel quản lý vận tải
Mẫu file excel quản lý vận tải

Bên cạnh đó, File quản lý quản lý lịch trình xe cũng là một phần quan trọng trong hoạt động vận tải. Những thông tin cơ bản trong file này là: thông tin về ngày tháng, tổng số lượng xe, tình trạng xe (số lượng xe trống, số xe cần bảo hành, số xe gặp sự cố,…) nhằm giúp doanh nghiệp có thể khai thác tốt nhất công suất hoạt động của các phương tiện.

Có nên sử dụng file Excel quản lý vận tải không?

Về cơ bản quản lý vận tải bằng excel có thể đáp ứng những nhu cầu trong công tác vận chuyển hàng hóa. Tuy nhiên, phương án này chỉ phù hợp với những đơn vị cá nhân kinh doanh nhỏ hoặc những doanh nghiệp ở giai đoạn ban đầu.

Khi đó, việc sử dụng file excel quản lý vận tải sẽ giúp nhà bán hàng có thể tiết kiệm chi phí nhưng vẫn có thể thực hiện công việc theo quy trình có tính hệ thống.

Tuy nhiên, khi công ty mở rộng kinh doanh với đa dạng các mặt hàng và số lượng đơn hàng lớn thì không nên sử dụng file excel quản lý vận tải. Bởi vì, những file này không có tích hợp cùng nhiều tính năng liên quan đến hoạt động bán hàng khác.

Chính vì thế, nguồn thông tin về khách hàng và đơn hàng không được đồng bộ hóa khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian hơn trong việc quản lý và đối soát số liệu giữa các khâu.  Đó cũng chính là nguyên nhân khiến những mẫu file này khó có thể được áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều mặt hàng và hoặc đơn vị kinh doanh vận tải chuyên nghiệp.

Phần mềm quản lý vận tải một giải pháp tối ưu hơn file Excel

Như đã biết, đối với các doanh nghiệp lớn, việc quản lý vận tải bằng file Excel tồn lại nhiều hạn chế. Bởi vậy, tốt nhất những doanh nghiệp này nên lựa chọn những phần mềm quản lý vận tải chuyên nghiệp đa chức năng có thể tích hợp cùng phần mềm quản lý bán hàng.

Quản lý vận tải bằng phần mềm
Quản lý vận tải bằng phần mềm

Những phần mềm này là giải pháp tối ưu nhất hỗ trợ công tác kinh doanh hiệu quả hơn. Nó cho phép người dùng có thể đồng bộ hóa dữ liệu một cách dễ dàng hỗ trợ thực hiện nhiều chức năng hơn như: quản lý bán hàng, lên đơn, quản lý vận tải, theo dõi báo cáo doanh thu,….

Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể xử lý nguồn thông tin lớn nhanh chóng, hạn chế tối đa vấn đề sai lệch và đặc biệt tính bảo mật cao hơn.

Bên cạnh đó, những phần mềm này thường khá linh hoạt và di động nó cho phép bạn có thể giám sát trên nhiều thiết bị như điện thoại di động, PC và cả laptop.

Mặc dù quản lý vận tải bằng excel vẫn là một phương án rất hiệu quả cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhưng nó cũng thể hiện nhiều điểm hạn chế.

Đặc biệt với những doanh nghiệp vận tải lớn cần giải quyết những vấn đề phức tạp và đồng bộ hóa thông tin thì phần mềm quản lý vận tải chuyên nghiệp chính là giải pháp tốt nhất. Doanh nghiệp sẽ phải mất thêm một khoản chi phí nhưng những phần mềm này giúp tối ưu hóa công tác vận tải  giúp kích thích sự phát triển của doanh nghiệp.

Hãy liên hệ với BMD Solutions, chúng tôi sẽ giúp bạn tạo ra một phần mềm quản lý cho hoạt động kinh doanh vận tải của bạn tuyệt vời!