Quy trình xử lý đơn hàng

Quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả nhất giúp cải thiện năng suất

Xử lý đơn hàng mà một bước quan trọng trong hoạt động kinh doanh hàng hóa. Tuy nhiên, không phải tất cả nhà bán hàng đều biết cách quản lý đơn hàng hiệu quả giúp tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí. Bạn bắt đầu khởi nghiệp kinh doanh nhưng đang mất quá nhiều thời gian trong việc quản lý đơn hàng. Hãy tham khảo ngay quy trình xử lý đơn hàng tối ưu nhất trong bài viết này để có thể ứng dụng vào công việc của mình.

Như thế nào là quy trình xử lý đơn hàng đúng cách?

Quy trình xử lý đơn hàng chuẩn

Trước hết, để có thể xây dựng một quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả, bạn cần phải hiểu rõ những đặc điểm cơ bản nhất của nó.

Quy trình xử lý đơn hàng đúng cách sẽ bao gồm những nội dung như: tiếp nhận đơn hàng, tư vấn hình thức thanh toán, xác nhận đơn hàng, tạo đơn, đóng gói, giao hàng, nhận thanh toán và chăm sóc hậu mãi.

Quy trình đúng cách gồm đầy đủ các bước cần thiết nêu trên nhằm giúp quản lý đơn hàng hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí giao hàng. Đồng thời, khi doanh nghiệp áp dụng một quy trình đúng, hoạt động giao hàng tối ưu hơn và góp phần mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng.

Vì sao cần quản lý, xử lý đơn hàng đúng cách?

Quản lý, xử lý đơn hàng đúng cách có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động bán hàng của cá nhân và doanh nghiệp. Đồng thời, nó cũng mang đến rất nhiều giá trị khác cho nhà bán hàng, cụ thể như:

  • Tiết kiệm thời gian và chi phí
  • Hệ thống thông tin tự động
  • Hạn chế sai sót
  • Mang đến trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng
  • Kiểm soát tồn kho
  • Tối ưu hoạt động giao hàng
  • Định hướng chiến lược phát triển

Chính vì thế, nhà bán hàng cần phải có quy trình xử lý đơn hàng đúng cách để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

Cách quản lý đơn hàng hiệu quả nhất hiện nay

Cách quản lý đơn hàng
Sử dụng phần mềm để quản lý đơn hàng

Để quản lý đơn hàng hiệu quả, điều quan trọng nhất là doanh nghiệp cần phải xây dựng một quy trình quản lý và xử lý chính xác nhất. Đồng thời, những người thực hiện cũng cần hiểu rõ toàn bộ quy trình ấy.

Ngoài ra, quản lý đơn hàng không phải là một bước độc lập mà nó gắn liền với toàn bộ quá trình kinh doanh của của doanh nghiệp. Vì thế, việc quản lý đơn hàng hiệu quả cần có sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận trong doanh nghiệp như: Kho, kế toán, nhân viên đóng hàng, nhân viên vận chuyển, chăm sóc khách hàng, quản lý,….

Quy trình xử lý và quản lý đơn hàng tối ưu nhất

Quy trình xử lý đơn hàng đúng cách

Hiện nay, nhà bán hàng có thể có rất nhiều hình thức khác nhau để xử lý đơn hàng phát sinh. Một quy trình xử lý đơn hàng tối ưu nhất sẽ gồm những bước cơ bản như sau:

Bước 1: Phát sinh đơn hàng

Doanh nghiệp có thể kinh doanh trên nhiều nền tảng khác nhau như: website, sàn thương mại điện tử, fanpage, trang bán hàng,… Khi phát sinh đơn hàng , nhà bán hàng sẽ nhận được thông tin khách hàng và nội dung hóa để lên đơn hàng.

Lưu ý với đơn hàng trên sàn thương mại điện tử hệ thống sẽ tạo đơn và gửi mẫu đơn sẵn cho bạn.

Bước 2: Tạo đơn hàng

Bạn cần nhập thông tin về sản phẩm, loại hàng hóa, số lượng và chi phí để lên đơn hàng. Nếu bạn sử dụng một đơn vị vận chuyển ngoài, bạn cần đồng bộ thông tin tạo đơn với bộ phận kho và cả bên vận chuyển để tối ưu hơn.

Lưu ý, với doanh nghiệp kinh doanh đa kênh, người phụ trách cần xây dựng hệ thống hiển thị thông tin về hàng hóa nhập kho chính xác, cập nhật liên tục để đảm bảo quá trình xử lý đơn hàng tốt nhất.

Bước 3: Chuẩn bị hàng

Sau khi lên đơn, hãy kiểm tra đầy đủ, chính xác loại và số lượng sản phẩm sau đó đóng gói cẩn thận trước khi giao hàng cho khách. Đối với kênh Thương mại điện tử và hãng vận chuyển ngoài, bạn cần in thêm mã đơn vận chuyển để quản lý dễ dàng.

Bước 4: Vận chuyển hàng hóa

Hàng hóa đã đóng gói cẩn thận cần được bàn giao cho nhân viên vận chuyển hoặc đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp để giao tận tay khách hàng nhanh nhất.

Bước 5: Thu tiền hàng

Sau khi nhân viên giao hàng thu tiền sẽ chuyển cho bộ phận kế toán bán hàng (đối với kênh bán hàng trực tiếp). Còn với trường hợp bạn lựa chọn vận chuyển qua đơn vị khác hoặc sử dụng kênh TMĐT, tiền hàng sẽ được thanh toán qua thẻ theo thời hạn nhất định.

Bước 6: Hỗ trợ sau bán

Sau quá trình khách nhận hàng, nhà bán hàng cũng cần nhắn tin trao đổi để nhận thông tin phản hồi đánh giá của khách hàng giúp tạo dựng và duy trì mối quan hệ tốt.

Giải pháp tuyệt vời trong xử lý và quản lý đơn hàng

Giải pháp cho quy trình xử lý đơn hàng

Một giải pháp hoàn hảo nhất dành cho doanh nghiệp trong việc quản lý và xử lý đơn hàng đó chính là sử dụng những phần mềm thiết kế chuyên dụng. Các phần mềm này đều đã được xây dựng trên một quy trình hiệu quả nhất.

Đồng thời, sử dụng những ứng dụng quản lý đơn hàng, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian hơn hẳn so với phương pháp trình thống. Mặc dù, bạn sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí để đăng ký những ứng dụng chuyên nghiệp. Tuy nhiên, với hiệu quả mà chung mang đến cho hoạt động kinh doanh của bạn, chắc chắn mức chi phí này là hoàn toàn xứng đáng.

Bên cạnh đó, những ứng dụng này cung cấp nhiều chức năng tự động như: Dễ dàng theo dõi, kiểm soát, hỗ trợ tính toán chi phí giao hàng, thống kê, báo cáo về doanh thu,…. Ngoài ra, khi liên kết ứng dụng với các phần mềm bán hàng khác, nó có thể tự động cập nhật đơn hàng một cách nhanh chóng.

Để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, bạn cần xây dựng một quy trình xử lý đơn hàng chính xác nhất. Hy vọng rằng với những thông tin từ bài viết này bạn đã hiểu rõ hơn về cách quản lý đơn hàng hiệu quả và tự thiết kế cho mình một quy trình phù hợp nhất.

Đặc biệt, đối với những doanh nghiệp phát triển thì tốt nhất nên sử dụng các phần mềm quản lý đơn hàng chuyên nghiệp. Chúng chính là giải pháp hiệu tuyệt vời nhất giúp việc quản lý đơn hàng đơn giản và hiệu quả hơn.

Hãy liên hệ ngay Công ty BMD Solutions nếu có như cầu phát triển ứng dụng quản lý giao hàng nhé!